Jak wygląda zarządzanie jakością w praktyce?

Praktycznie każdy z nas się zastanawia, czy i jakie problemy możemy napotkać podczas realizowania swoich planów, celów czy marzeń, a więc praktycznie każdy człowiek wykonuje pewnego rodzaju analizę problemów i sposobów ich uniknięcia w swojej głowie. Podobnie jest z analizą FMEA, która jest oparta na takiej samej zasadzie – zastanawiania się, jak uniknąć ewentualnych problemów. Oczywiście, FMEA to usystematyzowana metoda analizowania potencjalnych problemów, ich przyczyn, i opracowywania działań zapobiegawczych w przypadkach, które tego wymagają. FMEA to skrót od Failure Mode and Effects Analysis. W analizie FMEA procesu, która jest tematem tej książki, celem jest systematyczne rozpoznanie potencjalnych wad wyrobu, określenie przyczyn i podjęcie działań mających na celu minimalizację lub eliminację przyczyn powstawania tych wad w procesie produkcyjnym.

Grupa robocza

Analiza FMEA jest pracą grupową, więc jednym z pierwszych etapów jest utworzenie grupy roboczej, która będzie odpowiedzialna za wykonanie tej analizy. Dobór właściwych osób w grupie jest jednym z najbardziej kluczowych aspektów dobrej analizy FMEA i jej sukcesu. Podręczniki i wiele materiałów szkoleniowych podają, że grupa powinna być multidyscyplinarna, czyli jej członkowie powinni być fachowcami w różnych dziedzinach. Dodatkowo w każdej grupie musi być tzw. moderator. Przykładowa grupa robocza może się składać z poniższych osób:

Moderator FMEA

Jest to osoba nadzorująca prowadzenie analizy FMEA i dbająca o właściwą atmosferę i porządek prowadzonej analizy. Moderator powinien dbać o to, aby członkowie grupy czuli, że mają istotny wspólny cel, jakim jest rzetelna analiza i zapewnienie jakości wyrobu. Niektórzy uczestnicy mogą być nieśmiali, uważać, że ich wiedza jest niewielka, i że mogą swoimi propozycjami czy pytaniami ośmieszyć się w oczach innych. Rolą moderatora jest zaangażowanie tych osób w czynną dyskusję i przełamanie obaw, gdyż czasem to właśnie „laicy” mogą dostrzegać rzeczy, których „fachowcy” nie dostrzegają (bo gubi ich rutyna lub zbytnia pewność siebie). Ważne jest, aby te osoby docenić za ich wkład, a takie postępowanie pozwala na budowę zaufania i podnosi kwalifikacje tychże osób. Czasem moderator może mieć do czynienia z osobami, które narzucają swój punkt widzenia i usiłują dominować w grupie. Tutaj też jest rola moderatora w umiejętnym postępowaniu z tymi osobami. Można ich „zmiękczyć” poprzez udzielanie głosu innym osobom w danej kwestii, tak, aby pokazać, że zdanie innych też się liczy. Jest wiele sposobów jak pracować w grupie z różnymi typami osobowości (czasem trudnymi) i moderator powinien poznać przynajmniej podstawy tej sztuki, aby skutecznie sobie radzić. Moderator może też notować do arkusza FMEA wypracowane przez grupę roboczą ustalenia (pełnić jednocześnie funkcję sekretarza). Ta funkcja pozwalana moderatorowi na bardziej efektywną kontrolę pracy grupy oraz „moderowanie” zachowań niektórych członków – autokratów...

Pracownik produkcji (operator)

Pracownicy produkcji są osobami, które mają największą styczność z procesami produkcyjnymi i najczęściej mają wiele do powiedzenia – jeżeli tylko się ich umiejętnie słucha lub jeśli chce się ich słuchać. Dlatego bardzo mocno zalecam, aby operatorzy byli czynnymi uczestnikami analiz FMEA. Dodatkowo takie postępowanie zwiększa zaangażowanie pracowników produkcji w poprawę jakości wyrobów / procesów oraz tworzy pozytywna atmosferę.

Technolog / inżynier produktu / inżynier procesu

Technologowie procesu / inżynierowie to osoby z dużą znajomością procesu, produktu, surowców oraz wielu innych czynników mających wpływ na jakość procesów. Ich wiedza i pomysłowość jest bezcenna przy analizie FMEA i są to jedne z kluczowych osób w grupie FMEA. Z drugiej strony może się okazać, iż niektórzy inżynierowie czy technologowie mogą podchodzić do pewnych innowacyjnych rozwiązań z dużą (czasem zbyt dużą) rezerwą. Dlatego uważam, że rolą moderatora jest, aby pomóc tym osobom otworzyć się na nowe możliwości rozwiązywania problemów. Proszę nie narzucać niczego, ale sugerować i wciągać w dyskusję. Z czasem to zaczyna przynosić efekty.

Projektant

Może nie jest to często spotykane, ale uważam, że jeżeli mamy taką możliwość to należy zaprosić projektanta wyrobu, gdyż jego wiedza na temat produktu czy wymagań klienta może bardzo pomóc podczas analizy. Jednocześnie podczas sesji FMEA projektant poznaje punkt widzenia osób odpowiedzialnych za realizację (produkcję) wyrobu, procesy produkcyjne oraz potencjalne problemy itd. Ta wiedza to najlepsze i bezpłatne szkolenie dla projektantów, jak projektować coś tak, aby się to później dało wyprodukować. Z drugiej strony niektórzy projektanci są „uczuciowo” związani ze swoimi projektami i czasem mogą negatywnie reagować na wyrażane przez innych opinie co do produkowalności zaprojektowanego prze nich wyrobu. Dlatego ważne jest, aby grupa FMEA potrafiła konstruktywnie dyskutować na temat potencjalnych problemów. Tutaj kluczową rolę ma właśnie moderator. To on powinien dbać, aby dyskusja nie sprowadziła się do bezowocnej wymiany zdań pomiędzy poszczególnymi członkami a samym projektantem.

Kupiec / Logistyk

Podczas analizy na niektórych etapach wskazane jest, aby była obecna osoba, która ma kontakt z dostawcami surowców / półproduktów do naszego wyrobu. Kupcy znający realia procesu zakupu komponentów, często mogą zasugerować, jakie działania należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko niezgodnych jakościowo dostaw lub opóźnień w dostawach. Wtedy już na etapie FMEA można określić, jakie komponenty mogą stwarzać problemy z dostawami, jakie działania podjąć.

Przykładowo:

• Utworzenie magazynów buforowych u poddostawców na krytyczne komponenty (z bardzo długim czasem dostawy); Wprowadzenie systemu KANBAN w dostawach od wybranych poddostawców;
• Zakwalifikowanie drugiego źródła dla dostaw danego komponentu (drugi dostawca niekoniecznie musi go produkować, ale może być potencjalnym dostawcą już zakwalifikowanym);
• Inne.

Dostawca

Zalecam także, jeżeli ma to praktyczne uzasadnienie, aby reprezentant dostawcy także był obecny podczas analizy FMEA, lub przynajmniej jej części związanej z jakością dostarczanych komponentów. Szczególnie ma to duże znaczenie, jeżeli do naszego wyrobu będziemy stosować materiały (surowce lub komponenty), które są wykonywane specjalnie dla nas. Przykładowe elementy to odlewy, elementy wtryskiwane (plastikowe), i inne nietypowe elementy mechaniczne. Może się okazać, że to właśnie dostawca dostrzeże potencjalne problemy podczas produkcji komponentów dla nas i może opracować / zaproponować ewentualne zmiany, zanim rozpocznie się właściwa produkcja. Drugim pozytywnym aspektem „wciągnięcia” dostawcy do analizy FMEA jest fakt, iż dostawca przedstawiając nam swój punkt widzenia jednocześnie pozwala nam poszerzyć naszą wiedzę na temat procesów u niego zachodzących. Trzecim aspektem może być też fakt, że dostawca może mieć szansę sugerować różne rozwiązania mogące obniżyć koszty wykonania komponentów i przez to uczynić cały projekt bardziej opłacalnym. Generalnie uważa się, że podczas FMEA procesu nie powinno się sugerować zmian w konstrukcji wyrobu, ale skupić się tylko na tym, jak ten wyrób zrealizować. Osobiście jednak uważam, że jeżeli mamy wpływ na konstrukcję wyrobu, to jak najbardziej na miejscu jest zgłaszanie ewentualnych propozycji zmian w wyrobie, jeżeli takie zmiany pozwolą na eliminację poważnego problemu lub znaczące obniżenie kosztów. Dlatego ważne jest, aby zarówno dostawca komponentów jak i projektant mógł mieć możliwość wypowiedzenia się jak najwcześniej. Takie podejście w wielu sytuacjach jest lepsze, niż sztywne trzymanie się reguł, bo ostatecznie o sukcesie rynkowym decyduje klient, który oczekuje produktu funkcjonalnego, niezawodnego i w dobrej cenie. Spotkałem się kilka razy z sytuacją, że prosta modyfikacja elementu (oczywiście za zgodą projektanta), pozwalała na znaczące obniżenie kosztów wykonania tegoż elementu, niemożliwych do osiągnięcia inną drogą. Oczywiście, należy podchodzić to tego ze zdrowym rozsądkiem, aby nie zrzucać na barki projektanta każdego problemu, bo nie tędy droga. Chciałbym też dodać, że podczas dobierania grupy roboczej należy starać unikać sytuacji, gdy kierownik i jego podwładny są w jednej grupie. Może się zdarzyć, że „podwładny” nie będzie chciał zgłaszać pomysłów, które prezentowałyby poglądy inne, niż proponuje „kierownik”. W takiej grupie panuje atmosfera raczej napięta i czasem najlepsze rozwiązania są pominięte. Oczywiście dużo zależy od tego „kierownika”, więc nie jest to zasada, ale warto ten aspekt mieć na uwadze podczas doboru ludzi. Autor: Zbigniew Huber fragment książki Analiza FMEA procesu