Koniec cyberlenistwa jest blisko?

Wywiad z Piotrem Winterem, prezesem zarządu spółki TimePlanet, na temat cyberslackingu i systemu monitorowania efektywności, który staje się coraz bardziej popularny w Polsce.

Niedawno Wasza firma pojawiła się na rynku, a już odnosi sukcesy. Gdzie tkwi tajemnica sukcesu?

Zawdzięczamy go przede wszystkim kilku aspektom. Nasz zespół to doświadczeni ludzie, którzy pracowali już przy realizacji wielu innych projektów informatycznych. Dlatego możemy oferować usługi na najwyższym poziomie. Z drugiej strony rośnie zapotrzebowanie rynku na narzędzia służące podnoszeniu wydajności w pracy. Poza tym firmy stale potrzebują wprowadzania nowych innowacji. Pragnę też zaznaczyć, że do tej pory nie było na rynku firmy, która udostępniałaby pracodawcom i pracownikom produkt o tak rozbudowanej funkcjonalności.

Co wyróżnia Was na tle konkurencji?

Dostępne na polskim rynku oprogramowania różnią się głównie funkcjonalnością i zakresem ochrony pracodawcy i pracownika. Nasze usługi wyróżniają się łatwym dostępem, prostym użyciem aplikacji i różnorodnymi funkcjami, które firma może wykorzystać podczas zastosowania rozwiązania. Oferując TimeCloud, udostępniamy narzędzie, dzięki któremu firmy nie muszą się martwić o bezpieczeństwo danych. Jednocześnie system umożliwia rozwój działań motywacyjnych, rozliczanie czasu pracy lub generowanie raportów przez pracowników.

Jednym z celów firmy jest optymalizacja działań przedsiębiorstw oraz instytucji poprzez wprowadzenie określonych usług. Jakie usługi oferuje Pan tym podmiotom? Kto może skorzystać z Waszej pomocy?

Oferujemy szeroki pakiet usług związanych z podnoszeniem wydajności pracowników w firmach i instytucjach, a także z kontrolą bezpieczeństwa i legalności oprogramowania na komputerach. Nasze rozwiązania przeznaczone są przede wszystkim dla korporacji, średnich przedsiębiorstw, samorządów terytorialnych, urzędów, szkół i innych jednostek publicznych. Z naszych usług mogą również korzystać małe firmy.

Waszym czołowym projektem jest oprogramowanie TimeCloud. Na czym ono polega?

TimeCloud to system, który ma na celu poprawę efektywności pracowników. Jest doskonałym narzędziem dla pracodawcy, które pozwala eliminować zagrożenia wynikające z surfowania pracowników po niebezpiecznych stronach. Jednocześnie ogranicza ich bezproduktywne spędzanie czasu na grach, czatach, mediach społecznościowych czy zakupach internetowych w godzinach pracy. Odpowiednie funkcje, takie jak np. „czas prywatny” umożliwia wyłączenie czasu pracy w trakcie przerwy. Istnieje możliwość automatycznego uzupełniania czasu pracy w przypadku, kiedy pracownik wykonuje obowiązki niezwiązane bezpośrednio z pracą przy komputerze, takie jak spotkanie biznesowe czy rozmowa telefoniczna. TimeCloud precyzyjnie dokonuje ewidencji czasu pracy, zwłaszcza pracy zdalnej. Tworzy powiadomienia o używaniu zbędnych programów i aplikacji.

Jedną z bardzo popularnych usług na rynku w Stanach jest oferowany przez Was monitoring wydajności.  Jak wygląda rynek na świecie, a jak w Polsce?

W Stanach Zjednoczonych monitoring efektywności jest bardzo popularnym zjawiskiem. Amerykańskie badania wykazały, że ponad 90% pracowników korzysta z Internetu w celach prywatnych, a jedynie 30% czasu przeznacza na poszukiwanie danych związanych z wykonywanymi obowiązkami. W związku z tym na szeroką skalę stosowane są rozwiązania, które zapobiegają stratom wynikającym z tego zjawiska, które powszechnie nazywane jest cyberslackingiem. W Polsce monitoring efektywności jest coraz bardziej popularny, nie tylko w korporacjach, ale również w mniejszych przedsiębiorstwach. Pracodawcy coraz bardziej uświadamiają sobie problemy wynikające z cyberslackingu. Pracowników wciąż jednak trzeba przekonywać, że wprowadzane systemy nie są wymierzone przeciwko nim, ale wręcz im służą i pomagają.

Jakie negatywne zjawiska są związane z cyberslackingiem?

Cyberslacking sprawia, że firma często ponosi znaczne straty ze względu na brak efektywności pracownika. Jego działania koncentrują się głównie na sprawach niezwiązanych z pracą, co powoduje opóźnienia w realizacji zadań lub błędy. Czas, który pracownik powinien przeznaczyć na wykonanie zadania, poświęca sprawom prywatnym, na co firmy w czasach kryzysu nie mogą sobie pozwolić. Dlatego pracodawcy nie powinni ignorować problemu, a zastanowić się nad jego rozwiązaniem poprzez wdrożenie właściwego systemu.

Jak można walczyć z tym zjawiskiem?

Firmy przede wszystkim powinny skorzystać z właściwego oprogramowania, które wyeliminuje korzystanie z tych stron internetowych czy aplikacji, które stanowią zagrożenie dla firmy lub są przyczyną niskiej efektywności. Część z nich ogranicza swobodę surfowania poprzez blokowanie dostępu do wybranych serwisów i usług. Pracodawcy stosują także różnego rodzaju oprogramowania monitorujące aktywność pracownika zarówno w Internecie, jak i wszelkie czynności wykonywane na służbowym komputerze.

Jakich zagrożeń może firma uniknąć dzięki wdrożeniu systemu?

TimeCloud nie tylko jest wykorzystywany w celu eliminowania cyberslackingu, ale również przeciwdziała takim zjawiskom, jak instalowanie nielegalnego oprogramowania na komputerach służbowych czy też wyciek danych z komputerów firmowych. Niektóre „cyberwędrówki” są bardzo niebezpieczne, ponieważ mogą narazić firmę na ogromne kłopoty. Niebezpieczeństwo wiąże się często z prywatnymi poglądami pracownika, który może propagować przy użyciu firmowego komputera rasistowskie lub erotyczne treści. Zdarza się, że w trakcie pracy ściągane są pirackie filmy, programy lub muzyka, co z kolei wiąże się z łamaniem prawa. W tym przypadku konsekwencje ponosi również pracodawca.

Czy polskie firmy naprawdę potrzebują tę usługę? Co mogą dzięki niej zyskać, a czego uniknąć?

W dzisiejszych czasach, gdy Internet umożliwia dostęp do coraz bardziej różnorodnych aplikacji, takie oprogramowanie staje się wręcz niezbędne. Firmy nie tylko unikną zagrożeń wynikających z cybeslackingu, ale również  wzrośnie wydajność ich pracowników. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania firma może zyskać oszczędności ok. 3000 zł rocznie na jednym pracowniku. Natomiast zysk firmy związany z kontrolą bezpieczeństwa i legalności danych może być znacznie wyższy.

Czy pracownicy powinni się bać monitorowania wydajności ich pracy, czy również wyniosą pewne korzyści?

TimeCloud to narzędzie, które było tworzone również z myślą o pracownikach. Do tej pory nie było na polskim rynku rozwiązania, które właśnie w taki sposób umożliwiałoby im kontrolę czasu pracy. Obecnie dzięki zastosowaniu tej aplikacji, mogą oni generować raporty i przedstawić je pracodawcy, wykazując swoją efektywność w ciągu ustawowych 8 godzin pracy czy przepracowane nadgodziny. Mogą być one również wykorzystywane jako dowód przy staraniu się o podwyżkę pensji lub premię. Aby ułatwić pracownikowi korzystanie z aplikacji, stworzono specjalny moduł, który automatycznie przeprowadza go przez krótki poradnik bezpośrednio po instalacji programu.

Czy istnieje obawa, że wdrażając system monitoringu, pracownicy zostaną tym samym również odsunięci od informacji niezbędnych w codziennej pracy?

Wdrażając stosowne oprogramowanie, pracodawca decyduje, z jakich aplikacji pracownik będzie mógł korzystać i które będą przydatne w jego pracy, w zależności od branży i wykonywanego zawodu. Jeżeli, przykładowo, dana osoba, która pracuje w marketingu, zajmuje się social media, to nie oznacza, że zostanie pozbawiona dostępu do aplikacji, która jest narzędziem w jej codziennej pracy.

Jak przekonać pracowników, że aplikacja nie służy do ich inwigilowania?

Firma powinna oficjalnie powiadomić wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu efektywności, najlepiej zanim zostanie wdrożony. Nie należy implementować oprogramowania bez ich wiedzy. W przeciwnym razie jej pracownicy faktycznie będą uważać, że służy ono jedynie ich kontroli. Nie bez znaczenia jest również uświadomienie pracownikom, w jakim celu został system wdrożony, jakie są jego zalety, co mogą zyskać zarówno oni, jak i firma, w której pracują. Generowane raporty mogą być również sygnałem, że kadra kierownicza ma trudności z właściwym delegowaniem zadań pracownikom. Wtedy trudno ich winić, że czas poświęcają czynnościom niezwiązanym z obowiązkami.

Jesteście zaangażowani w działania prospospołeczne. Dlaczego wybraliście ten model działania i komu on służy?

Uważamy, że prowadzenie biznesu nie powinno skupiać się jedynie na zarabianiu pieniędzy. Chętnie wspieramy inicjatywy o charakterze prospołecznym, które są pomocne dla innych. Dzielimy się też naszą wiedzą. Taka forma działalności daje nam pełną satysfakcję i poczucie, że skutecznie możemy się podzielić z innymi naszym doświadczeniem i osiągniętym sukcesem.      

Jakie macie plany związane z działalnością i czy możemy spodziewać się z Waszej strony kolejnych działań ułatwiających funkcjonowanie polskich firm?

Aby nasza firma dalej się rozwijała, musimy wychodzić naprzeciw potrzebom klientów. Bardzo nas cieszy fakt, że oprogramowanie spotkało się z pozytywnym odzewem polskich firm, ale nie zamierzamy spocząć na laurach. Planujemy również działania na rynkach zagranicznych. Nasze rozwiązania są innowacyjne nie tylko w skali Polski, ale także na terenie całej Europy.