Prince2 w zarządzaniu zadaniami

Nawet w wyjątkowo usystematyzowanym podejściu do prowadzenia projektów, jakim jest brytyjski PRINCE2, czynnik ludzki ma znaczenie kluczowe. Podstawowym elementem planowania jest bowiem wybór menedżera projektu, osoby odpowiedzialnej za powodzenie prowadzonych działań.

Kim jest menedżer projektu? Zarówno w przypadku metody PRINCE2 jak i w tradycyjnym podejściu do zarządzania jest osobą łączącą w sobie wiedzę fachową oraz umiejętności zarządzania ludźmi. Menedżer projektu musi więc być po części informatykiem, po części marketingowcem czy grafikiem, a po części specjalistą ds. zarządzania zasobami ludzkimi. Od tego, w jaki sposób połączy powyższe umiejętności z psychologią, zależy powodzenie projektu. Także tego, realizowanego w ramach metody PRINCE2.

Może się wydać zaskakującym, że w sformalizowanej metodzie, jaką jest PRINCE2, tak dużą rolę przypisuje się jednemu człowiekowi. Należy jednak pamiętać o tym, że PRINCE2 to tak naprawdę zbiór ogólnych procedur, które nie obejmują konkretnych przypadków. Procedury te raczej które pomagają koordynować ludzi i działania w ramach projektu, określają metody nadzoru i kontroli, aniżeli dają gotowe recepty, co robić w danej sytuacji. Jest to zresztą jedna z silnych stron metody PRINCE2 - menedżer projektu działa w określonych ramach, jednak wybór konkretnych działań zależy od niego i jego ludzi. Takie podejście umożliwia osiągnięcie wysokiej produktywności i kreatywności w ramach projektu.

Wybór odpowiedniego menedżera projektu jest tym ważniejszy, że w przypadku projektów realizowanych w ramach metody PRINCE2 zdarzają się - zwłaszcza w mniejszych organizacjach - zaskakujące porażki. Zdaniem specjalistów nie jest to jednak winą samej metody, a niewłaściwego jej zastosowania. Dobry menedżer może zapobiegać takim sytuacjom.

Jaki powinien więc być menedżer pracujący nad projektem realizowanym przy pomocy metody PRINCE2? Przede wszystkim musi doskonale orientować się w samym systemie. Nie wystarczy, że będzie znał rozszerzenie skrótu (PRojects IN Controlled Environments, projekty w kontrolowanym środowisku) czy orientował się w ogólnych zasadach. Musi wiedzieć, jakie są poszczególne etapy planowania i wdrożenia oraz w jaki sposób korzystać z dostępnych narzędzi czy procedur.

Ponieważ projekt dotyczy zwykle konkretnej dziedziny, powinien dobrze się w niej orientować. Czy znaczy to, że musi być na przykład informatykiem? Nie, ale powinien mieć ogólną wiedzę, która pozwoli mu ocenić postępy prac czy wyznaczyć kierunki działań. To samo dotyczy innych obszarów. Idealny menedżer projektu działający w ramach metody PRINCE2 będzie więc posiadał wiedzę z różnych dziedzin, także tych pozornie niezwiązanych z samym projektem, jak choćby logistyka czy marketing.

Ponieważ środowisko PRINCE2 wymaga stosowania ściśle określonych procedur, idealny menedżer projektu powinien być człowiekiem skrupulatnym i dokładnym. Jednocześnie jednak musi umieć wyznaczać cele i podrywać ludzi do pracy.

Czy tacy menedżerowie istnieją? Z pewnością. A nawet, jeśli jeszcze ich nie ma, to wkrótce się pojawią, ponieważ badania pokazują, że to właśnie do takich wszechstronnych ludzi należeć będzie druga dekada XXI wieku.

---

Autorem artykułu jest Mateusz Janeczek